PrivaSearch
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So funktioniert PrivaSearch

Erst pseudonymisieren und kontrollieren. Dann erst KI.

PrivaSearch sitzt zwischen Ihren Dokumenten und dem KI-Modell. Personenbezogene Daten werden innerhalb von PrivaSearch selbst erkannt und durch konsistente Pseudonyme ersetzt; ein Mensch gibt frei, bevor etwas durchsuchbar wird.

PrivaSearch ist Software, mit der Ihr Team mit Claude, ChatGPT oder Mistral Vibe in den eigenen Akten sucht, nachdem Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern) und Adressen durch Pseudonyme ersetzt wurden und ein Kollege dies kontrolliert hat.

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  • Ein Mensch gibt jedes Dokument frei
  • SharePoint bleibt nur lesend
  • Ein Preis für Ihr ganzes Büro
Anderthalb Minuten: was passiert, wenn eine Akte in einem Chatfenster landet, und wie PrivaSearch dieselbe Frage beantwortet: erkennen, pseudonymisieren, menschliche Prüfung, Suche mit Quellenangabe und Anbindung über MCP.

Schritt für Schritt

Vom Upload bis zur Antwort in fünf Schritten.

01

Sammeln

Laden Sie Dateien hoch oder verbinden Sie eine SharePoint-Bibliothek. Nur lesend: In Ihren Quellsystemen ändert sich nichts.

Die Ansicht, in der Sie Ordner aus einer SharePoint-Bibliothek wählen, die jeweils ein Projekt werden

02

Erkennen

Ein Sprachmodell innerhalb von PrivaSearch und niederländische Muster finden Namen, Adressen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern), IBAN, niederländische Kennzeichen und Geburtsdaten. Bei diesem Schritt schaut kein externer KI-Anbieter mit.

Die gefundenen personenbezogenen Daten nach Art, mit dem Original daneben

03

Prüfen

Ein Kollege sieht Original und pseudonymisierten Text nebeneinander, korrigiert, was das Modell übersehen hat, und gibt ausdrücklich frei.

Die Datenschutzprüfung: das Original mit markierten Personendaten und die Liste der Treffer

04

Suchen

Fragen wie „Wie lang ist die Kündigungsfrist?“ werden mit Textstellen und Quellenangabe beantwortet, pro Projekt, nur für Personen mit Zugriff.

Suchergebnisse: pseudonymisierte Passagen mit einem Verweis auf Dokument und Seite

05

Verbinden

Claude, ChatGPT Business oder Mistral Vibe sucht über eine gesicherte MCP-Verbindung in denselben freigegebenen Textstellen. Nie in Originalen.

Die Zustimmungsansicht, in der Sie einem KI-Assistenten Zugriff auf freigegebene Passagen geben

Grenzen des Modells

Was die KI sieht und was nicht.

  • Ja: freigegebene, pseudonymisierte TextstellenIm Umfang begrenzt, mit Seitenangabe, nur aus Projekten, in denen der Nutzer Mitglied ist.
  • Nein: Originaldateien, Dateinamen oder LinksDie KI erhält keinen Zugriff auf Ihren Speicher. In der Standardkonfiguration hat die KI-Ebene keinen Weg zum Original.
  • Nein: wer hinter einem Pseudonym stecktDie Verknüpfung zwischen Pseudonym und Person liegt in einem separaten Tresor, mit einem Schlüssel pro Organisation. Auflösen ist nur in PrivaSearch möglich, mit Berechtigungsprüfung und Protokolleintrag.
  • Auch Suchanfragen werden gefiltertTippt jemand versehentlich einen Namen in das Suchfeld von PrivaSearch, wird er ersetzt, bevor die Frage das Modell erreicht.
  • Ja: was Sie selbst in einen verbundenen Assistenten tippenStellen Sie die Frage in Ihrem KI-Assistenten statt in PrivaSearch, geht diese Frage direkt an den Anbieter dieses Assistenten — an unserer Pseudonymisierung vorbei. Schreiben Sie also keine Namen hinein, und verbinden Sie nur geschäftliche Konten mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag. So steht es um MCP und die DSGVO.

Zugriff

Berechtigungen folgen Ihrer Organisation.

  • Pro Organisation, pro ProjektJede Organisation hat eine eigene Datenbank und eine eigene Adresse. Innerhalb der Organisation bestimmt die Projektmitgliedschaft, wer was sieht; Administratoren erhalten keine automatische Einsicht.
  • SharePoint bleibt maßgeblichBei jeder Anfrage wird live geprüft, ob der Nutzer das Dokument in SharePoint noch sehen darf: bei der Suche, bei der Einsicht, beim Herunterladen und über die MCP-Verbindung. Berechtigung entzogen? Dann ist es auch hier weg.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung und GerätebestätigungVerpflichtend für alle. Neue Geräte werden per E-Mail-Code bestätigt.
  • Aufbewahrungsfristen mit BissPro Projekt ein Enddatum. Danach ist der Zugriff gesperrt und Kopien, Fragmente und Pseudonyme werden bereinigt, es sei denn, es gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Ohne Schulung kein Zugriff

Wer sucht, weiß, womit er arbeitet.

Mitarbeitende absolvieren eine kurze Schulung zur KI-Kompetenz (im Einklang mit Art. 4 AI Act (KI-Verordnung)) mit regelmäßiger Wiederholung. Ohne gültige Schulung öffnet sich der Arbeitsbereich nicht und auch die MCP-Verbindung verweigert den Zugriff.

Häufige Fragen

Was Sie über die Funktionsweise wissen möchten.

Was ist PrivaSearch?

PrivaSearch ist Software, mit der Ihr Team mit Claude, ChatGPT oder Mistral Vibe in den eigenen Akten sucht, nachdem Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern) und Adressen durch Pseudonyme ersetzt wurden und ein Kollege dies kontrolliert hat.

Welche personenbezogenen Daten erkennt PrivaSearch?

Ein Sprachmodell innerhalb von PrivaSearch und niederländische Muster finden Namen, Adressen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern), IBAN, niederländische Kennzeichen und Geburtsdaten. Bei diesem Schritt schaut kein externer KI-Anbieter mit.

Wer prüft die Dokumente?

Ein Kollege. Automatische Erkennung ist nie vollständig. Deshalb ist die menschliche Prüfung verpflichtend, und PrivaSearch zeigt immer das Original neben dem pseudonymisierten Text. Ein Kollege korrigiert und gibt ausdrücklich frei; erst danach wird ein Dokument durchsuchbar.

Sieht die KI meine Originaldateien?

Nein. Ihr KI-Assistent erhält nur freigegebene, pseudonymisierte Passagen, mit Seitenverweis und nur aus Projekten, in denen der Nutzer Mitglied ist. Originaldateien, Dateinamen oder Links sieht er nicht, und auch nicht, wer hinter einem Pseudonym steht.

Mit welchen KI-Assistenten funktioniert es?

Claude, ChatGPT Business oder Mistral Vibe verbinden Sie über eine gesicherte MCP-Verbindung. Suchen können Sie auch ganz in PrivaSearch selbst: Die Verbindung ist ein Extra, keine Voraussetzung.

Was passiert mit dem, was ich selbst in meinen KI-Assistenten tippe?

Stellen Sie die Frage in Ihrem KI-Assistenten statt in PrivaSearch, geht diese Frage direkt an den Anbieter dieses Assistenten — an unserer Pseudonymisierung vorbei. Schreiben Sie also keine Namen hinein, und verbinden Sie nur geschäftliche Konten mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was kostet es?

Ein Preis pro Organisation und Monat, nicht pro Nutzer: 175 € bis 15 Mitarbeitende, 350 € bis 30, zzgl. MwSt. Darüber auf Anfrage.

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Aktualisiert am

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